Klachtenprocedure

Klachtenprocedure

CHSA streeft naar een volledig en uitstekende dienstverlening. Zijn er ondanks onze inspanningen onvolkomenheden of ontevredenheid, dan horen wij dat graag!

Een gesprek met ons van CHSA leidt meestal tot een bevredigende oplossing. Mocht dat niet het geval zijn dan zullen wij samen op basis van de ingediende klacht de klachtenprocedure volgen. Deze klachtenprocedure bevat informatie over hoe de  klacht kan worden ingediend en binnen welke termijn een reactie verwacht kan worden van onze kant.

Met deze procedure willen wij benadrukken dat wij veel waarde hechten aan een goede relatie met al onze  klanten. Alle klachten nemen wij altijd serieus en zien wij als kans om onze opleiding en dienstverlening te verbeteren.

Begrippen

De instelling:

De Conscious Health School Amsterdam die de cursussen verzorgd. Gevestigd; Loodskotterhof 46, 1034 CN te Amsterdam

De medewerker:

Een persoon die, na toestemming, namens de Conscious Health School Amsterdam optreedt in de meest ruime zin van het woord, zoals een ingehuurde gastdocent.

Klant:

Elke cursist van de Conscious Health School Amsterdam.

Onafhankelijke derde:

Indien nodig zal er een onafhankelijke derde worden ingezet die op een professionele manier bemiddelt. Een onafhankelijke derde is Mw. W. Coppens.
De bemiddelingskosten voor de onafhankelijke derde worden door beide partijen, de klant en de instelling gedeeld.
Het oordeel van de onafhankelijke derde is voor de instelling bindend; eventuele consequenties worden door de instelling snel afgehandeld.

Klacht:

Een mondelinge of schriftelijke uiting van ongenoegen van een klant over de wijze waarop hij of zij is behandeld door de instelling of door een medewerker van de instelling. Het ongenoegen kan betrekking hebben op elk handelen of nalaten of het nemen van een besluit dat gevolgen heeft voor de klant.

Indienen van de klacht:

Een klacht kan alleen worden ingediend door de desbetreffende klant.
Om de klacht spoedig te kunnen beoordelen vragen wij de volgende zaken te verwerken in het schrijven:

  • uw naam, adres en woonplaats
  • de datum waarop u uw schrijven verstuurt
  • een heldere beschrijving van uw klacht
  • eventuele voorgaande correspondentie en relevante kopieën van documenten die uw klacht verduidelijken

Hoe meer relevante informatie u verstrekt, hoe beter wij in staat zijn uw klacht te beoordelen.

Uitsluitingen:

Een eis tot schadevergoeding wordt niet in behandeling genomen.

Geheimhouding:

Iedere medewerker, de onafhankelijke derde en de klant is tot geheimhouding verplicht voor wat betreft gegevens met een vertrouwelijk karakter.

Behandeling van uw klacht en reactie op uw schrijven:

Binnen één week na ontvangst van uw klacht ontvangt u een schriftelijke reactie van ontvangst van de klacht. Wij streven er naar binnen 15 werkdagen de klacht inhoudelijk te beoordelen. Mocht het niet haalbaar zijn, dan sturen wij van CHSA binnen 15 werkdagen hierover schriftelijk bericht. De klacht zal inhoudelijk zo objectief mogelijk wordt beoordeeld. Bij degene die de klacht behandelt kan altijd om extra informatie worden gevraagd.

De procedure in het kort

Wat kunt u doen met uw klacht?

Onze klachtenprocedure bestaat uit de volgende stappen:

  1. U legt uw klacht mondeling of schriftelijk neer bij de veroorzaker van de klacht.
    Deze is verplicht uw klacht te melden bij de eventuele andere medewerkers.
    Komt u er samen met de veroorzaker van de klacht niet uit, dan volgt stap 2.
  2. Er vindt een bemiddelingsgesprek plaats tussen uzelf, de veroorzaker van de klacht en één van de andere medewerkers.
  3. Komt u er met de veroorzaker van de klacht en de andere medewerker niet uit, dan kunt u uw klacht neerleggen bij de onafhankelijke derde. In dit gesprek wordt er naar een oplossing gezocht. De bemiddelingskosten voor de onafhankelijke derde worden door beide partijen, de klant en de instelling gedeeld.
  4. De Conscious Health School Amsterdam zal haar uiterste best doen de volledige procedure binnen 8 weken af te ronden.

De meest eenvoudige oplossing

Direct bespreken:

De eenvoudigste en vaak ook de snelste oplossing is wanneer u rechtstreeks spreekt met degene, die naar uw mening uw ongenoegen heeft opgewekt. Zo’n gesprek kan verhelderend werken en mogelijk de oorzaak van uw klacht wegnemen.

Registratie klacht:

Als een klacht wordt ingediend krijgt de klager per omgaande schriftelijk bevestiging van de ontvangst van de klacht.
Er wordt te allen tijde verslag gelegd over de inhoud, de afwikkeling en de afronding van de klacht. Dit verslag blijft gedurende 1 jaar bewaard.